Excelでイベントのタイムスケジュールを自動計算する

2023年3月1日

始めに

運動会はあるクラスがお遊戯してる間に次のクラスが準備して、終わった子は誘導して…何が何だかわからなくなっちゃう…。

まさ

そういう時は「見える化」をした方がいいよ。
表にしてみたら？

表にはしたんですけど、時間の管理が上手くいかなくて…。
変更があるたびに計算しなおしが大変なんです。

ここが大変

時間配分が難しい。
各クラスの準備や競技、入れ替えが同時進行しているので把握しきれない。
変更や修正の対応が大変。

まさ

Excelは「表計算ソフト」だから時間の自動計算もできるよ！
入れ替えも簡単だしね。

Excelでタイムスケジュールを作ると

時間を自動計算できる
流れが見える化するので、他の職員との共有がしやすい。
変更と修正も思いのまま
何回もあるリハーサルもコピーで楽々

Excelで簡単な表くらいは作れますけど、関数で自動計算はやったことないです。

まさ

時間を足し算するだけだから、関数は1個だけ覚えれば大丈夫！
まずはやってみよう！

タイムスケジュールを作る

STEP

まずは表の項目を作る。

まずは下地になる項目を作っていきましょう。

◢	A	B	C	D	E	F	G	H
1	時刻	かかる時間	0歳児	1歳児	2歳児	3歳児	4歳児	5歳児
2
3
4
5
6

STEP

出勤と準備の時間を入力する

最初の時間はそう、出勤と準備ですね。
「時刻」と「かかる時間」を入力する全部のセルの表示形式を「時刻」に設定します。

「時刻」と「かかる時間」を入力するセルを範囲選択して右クリック
➡セルの書式設定
➡「表示形式」タブ
➡分類を「時刻」に設定
➡13:30（サンプル窓には実際に入力したものが反映されます）
➡「OK」

◢	A	B	C	D	E	F	G	H
1	時刻	かかる時間	0歳児	1歳児	2歳児	3歳児	4歳児	5歳児
2	8:00	1:00	出勤準備	出勤準備	出勤準備	出勤準備	出勤準備	出勤準備
3
4
5
6

STEP

関数を入れる

A3セルに以下の関数を入力します。

=A2+B2

入力するとA3セルには「8:00+1:00」で「9:00」という計算結果が表示されます。

◢	A	B	C	D	E	F	G	H
1	時刻	かかる時間	0歳児	1歳児	2歳児	3歳児	4歳児	5歳児
2	8:00	1:00	出勤準備	出勤準備	出勤準備	出勤準備	出勤準備	出勤準備
3	=A2+B2 （9:00と表記）
4
5
6

STEP

オートフィルをする

A3セルの内容をA4セルから下に入れていきます。
コピーして貼り付けてもいいのですが、せっかくなので便利な「オートフィル」を覚えちゃいましょう。

セルの右下にカーソルを合わせると黒い十字になる
➡左クリック押しっぱなしで下に伸ばしていく

こうして伸ばしていくと自動で関数を入力して行ってくれます。
参照するセルも自動で変えてくれます。

まさ

適当に伸ばして大丈夫！
後から追加も削除もできるのがExcelの良いところ。

スクロールできます

◢	A	B	C	D	E	F	G	H
1	時刻	かかる時間	0歳児	1歳児	2歳児	3歳児	4歳児	5歳児
2	8:00	1:00	出勤準備	出勤準備	出勤準備	出勤準備	出勤準備	出勤準備
3	=A2+B2 （9:00と表記）
4	=A3+B3 （9:00と表記）
5	=A4+B4 （9:00と表記）
6	=A5+B5 （9:00と表記）

横スクロール可能

STEP

各内容を入力していく

ここまでくれば後は「かかる時間」と「内容」を入れていくだけ！

◢	A	B	C	D	E	F	G	H
1	時刻	かかる時間	0歳児	1歳児	2歳児	3歳児	4歳児	5歳児
2	8:00	1:00	出勤準備	出勤準備	出勤準備	出勤準備	出勤準備	出勤準備
3	=A2+B2 （9:00と表記）	0:30	受入	受入	受入
4	=A3+B3 （9:30と表記）	0:10	開会式	開会式	開会式
5	=A4+B4 （9:40と表記）	0:10	かけっこ	かけっこ	かけっこ
6	=A5+B5 （9:50と表記）	0:05	遊戯
7	=A6+B6 （9:55と表記）	0:05	退場	遊戯
8	=A7+B7 （10:00と表記）	0:05	写真撮影	退場	遊戯	受入	受入	受入
9	=A8+B8 （10:05と表記）	0:05		写真撮影	退場
10	=A9+B9 （10:10と表記）	0:05			写真撮影
11	=A10+B10 （10:15と表記）	0:10	閉会式	閉会式	閉会式
12	=A11+B11 （10:25と表記）					開会式	開会式	開会式

内容が入れ替わったら？

左端の数字（行の数字）を右クリック➡「切り取り」
➡挿入したい行の数字を右クリック➡「挿入」
A列に入力した時間の計算がズレるのでオートフィルをする（STEP4）

　例）8行目を6行目の前に持って行きたい
　8行目を右クリックして「切り取り」
　➡6行目を右クリックして「挿入」
　➡A5セルから下にオートフィルする